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Effectuer les reconnaissances des RSGMF


Le CPE du carrefour inc. confie à l’agente de conformité l'exécution de l'ensemble des tâches menant à la reconnaissance des personnes à titre de Responsables d'un service de garde en milieu familial. Seules les demandes de reconnaissance des candidates désirant offrir un milieu de garde sur le territoire du CSSS Jeanne-Mance seront traitées. Les candidates résidant sur un autre territoire seront référées au bureau coordonnateur correspondant.


La prise d’information

Une personne qui désire être reconnue à titre de Responsable d'un service de garde en milieu familial peut recevoir de l'information par téléphone ou en se présentant au bureau coordonnateur pendant les heures d’ouverture. L’agente de conformité présente prend alors en note les coordonnées de la personne intéressée ainsi que les informations concernant les heures d’ouverture, l’âge et le nombre d’enfants qu’elle désire recevoir. Elle questionnera de plus la candidate sur son intérêt à recevoir des enfants pour la garde à temps plein, partielle ou saisonnière. L’agente de conformité fait suite à l’inscription de la candidate sur la liste en lui envoyant une pochette d’informations contenant :

  • Lettre explicative de la démarche
  • Les services de garde en milieu familial
  • Demande de reconnaissance
  • Document explicatif de la garde en milieu familial du BC du CPE du Carrefour

Si la candidate est informatisée, nous l’inviterons à se procurer les documents sur le site internet du CPE du Carrefour.

Le bureau coordonnateur invite alors la personne désirant être reconnue à prendre connaissance de la Loi sur les services de garde éducatifs à l’enfance et du Règlement sur les services éducatifs à l’enfance. Nous l’inviterons de plus à prendre rendez-vous le plus rapidement possible avec une agente de conformité afin de procéder à la vérification des absences d’empêchement.

La demande de reconnaissance

La personne qui désire être reconnue doit soumettre une demande écrite accompagnée des documents et renseignements exigés par le Règlement sur les services éducatifs l’enfance. Elle doit compléter sa demande de vérification de son absence d’empêchement. Il en est de même pour son assistante et de tous les adultes résidants au domicile ou le service sera rendu. Elle doit aussi fournir la preuve attestant de sa formation en premiers soins. La requérante peut faire parvenir sa demande de reconnaissance au bureau coordonnateur par courrier ou la déposer en personne pendant les heures d'ouverture.

Lorsqu'une demande de reconnaissance est reçue par le bureau coordonnateur, l’agente de conformité note sur la demande la date de réception afin, s'il y a lieu, d'établir l'ordre chronologique des demandes. L’agente de conformité procède à l'analyse de la demande et des documents annexés dans un délai de trente (30) jours afin de déterminer si la demande est complète.

Demande incomplète :

Si la demande de reconnaissance est incomplète, l’agente de conformité informe par écrit la requérante des renseignements ou des documents manquants et l'avise qu'elle ne pourra poursuivre la procédure en vue de la reconnaissance tant et aussi longtemps que la demande ne sera pas complète.

Si la requérante ne complète pas sa demande dans un délai de trois (3) mois depuis sa réception par le bureau coordonnateur, l’agente de conformité en avise le directeur général. Le directeur général fait part au conseil d'administration des demandes incomplètes. Le bureau coordonnateur fait alors parvenir à la requérante un avis de refus de reconnaissance avec les documents originaux déjà fournis.

Demande complète :

Si la demande de reconnaissance est complète, l’agente de conformité accuse la réception de la demande en informant la candidate de l’état des places disponibles.

  • Si des places sont libres selon le permis du CPE :

    Le CPE peut procéder à des reconnaissances selon les priorités qu’il aura préalablement déterminées et en respectant l’ordre chronologique de réception des demandes de reconnaissance des candidates. L’agente de conformité entame alors à la personne qui désire être reconnue et qui correspond aux besoins de garde exprimés par les parents le processus de reconnaissance.

  • Si aucune place n’est disponible au permis du CPE :

    La personne désirant être reconnue est alors informée que le CPE ne peut procéder à sa reconnaissance, car il n’y a pas de place disponible au permis. Le bureau coordonnateur conserve ses coordonnées afin de communiquer avec elle lorsque des places se libéreront. Ces coordonnées sont conservées un an. Après ce délai, une agente communiquera par téléphone avec la personne afin de vérifier si elle est toujours disponible.

L’évaluation du programme éducatif

Dès la réception de la demande de reconnaissance, l’agente de conformité remet la description du programme éducatif de celle-ci à une agente de soutien en vue d’en faire l’évaluation. L’évaluation est ensuite remise à l’agente de conformité afin de la joindre au dossier de la requérante.

La prise de référence

L’agente de conformité procède, dès la réception de la demande, à la prise de références auprès des deux personnes désignées par la requérante sur sa demande de reconnaissance. Ces deux personnes ne doivent pas avoir de liens avec la personne requérante. Il est souhaitable qu’elles proviennent d’une expérience de travail auprès des enfants. De plus, une enquête pourrait être effectuée auprès de son voisinage.

Si la requérante a indiqué qu'elle désire être assistée d'une autre personne, l’agente de conformité procède également à la prise de références auprès des deux personnes désignées par l’assistante.

Les entrevues

Les entrevues peuvent avoir lieu au domicile de la requérante ou au bureau coordonnateur selon ce qui convient le mieux. De façon générale, le bureau coordonnateur favorise une entrevue au domicile de la requérante. Avec l’accord de la candidate, les entrevues seront enregistrées afin de faciliter la concentration et les échanges. De plus, cela facilitera pour l’agente une meilleure interprétation des réponses.

L’agente de conformité procède à une entrevue avec les personnes suivantes :

  • La requérante
  • La personne adulte qui l'assiste (s'il y a lieu)
  • Les personnes âgées de plus de 14 ans qui résident dans la résidence privée où la requérante entend fournir le service de garde

Pour mener les entrevues, l’agente de conformité utilise les grilles d'entrevue adoptées par le conseil d'administration (voir document en annexe). L’agente de conformité rédige un rapport de chacune de ces entrevues. Elle y inscrit les éléments qui permettront au conseil d'administration de porter un jugement global sur les aptitudes et les capacités de la personne à assumer les responsabilités qui incombent à une Responsable d'un service de garde en milieu familial.

La visite de la résidence

L’agente de conformité fixe un rendez-vous avec la requérante afin de procéder à la visite de la résidence où le service de garde sera offert. Elle utilise le guide de visite d’une résidence privée et la grille d’évaluation (voir document en annexe) qui lui permettront de déterminer si les conditions en matière d'hygiène, de salubrité, de sécurité ainsi que les conditions en matière d'aménagement, de chauffage, d'éclairage, d'équipement et d'ameublement prévues dans le règlement sont respectées.

L’agente de conformité rédige un rapport de cette visite. Si l’agente de conformité constate qu'il y a des éléments qui ne sont pas conformes au règlement, elle en avise la requérante par écrit et l'invite à corriger la situation. Elle propose une date pour effectuer une contre-visite afin de vérifier si les éléments sont corrigés.

La décision

L’agente de conformité présente le suivi de la demande de reconnaissance au directeur général. Celui-ci présente au conseil d'administration, qui en prend connaissance, les documents suivants :

  • La demande de reconnaissance
  • Les résultats des prises de référence
  • Les rapports d'entrevues
  • Le rapport de la visite et de la contre-visite (s'il y a lieu)
  • Le rapport d’évaluation du programme éducatif

Le directeur général peut formuler au conseil d'administration une recommandation pour la reconnaissance de la requérante. Le conseil d’administration adopte une résolution qui la reconnaît ou non et l’agente de conformité fait part de la décision à la candidate dans un délai de sept (7) jours.

  • Si le conseil d'administration refuse de reconnaître la requérante, l’agente de conformité lui transmet par écrit la décision du conseil, signée par la présidente.

  • Si le conseil d'administration accepte de reconnaître la requérante, l’agente de conformité l’en informe dans un premier temps par téléphone et lui transmet, par la suite, un avis de reconnaissance, signé par la présidente du conseil, et accompagnée des différents rapports produits dans le cadre de sa reconnaissance.